Siiloista Palveluihin - Turun Kaupunki

Sirpaleisista palveluista yhtenäiseen toimintamalliin

Eri toimialoilla organisaatiot kamppailevat hajanaisen tiedon, siiloutuneiden rakenteiden ja arvonluonnin heikon näkyvyyden kanssa. Kaupungit kohtaavat nämä samat haasteet laajemmassa ja monimutkaisemmassa mittakaavassa. Julkisia palveluita muokkaavat poliittiset päätökset, lainsäädännön rajoitteet ja toimintamallit, joita ei ohjaa pelkästään tehokkuus. Nämä olosuhteet tekevät läpinäkyvyydestä, johdonmukaisuudesta ja järjestelmien välisestä koordinaatiosta elintärkeää.

Turun kaupunki päätti uudistaa tavan, jolla kunnalliset palvelut määritellään, hallitaan ja ohjataan. Kaupunki siirtyi osastovetoisesta organisaatiosta yhtenäiseen, palvelupohjaiseen järjestelmään, joka perustuu kokonaisvaltaiseen elinkaariajatteluun. Turku käyttää Aras Innovatoria julkisten palveluiden mallintamiseen ikään kuin ne olisivat ”tuotteita”, edistäen läpinäkyvyyttä, johdonmukaisuutta ja strategista hallintaa koko organisaatiossa. Tämän lähestymistavan ansiosta kaupunki pystyy toimimaan yhtenäisenä järjestelmänä erillisten osastojen kokoelman sijaan.

Tietoa organisaatiosta

Turku on Suomen vanhin kaupunki ja merkittävä kaupunkikeskus, jolla on monimuotoinen väestö ja suuri opiskelijayhteisö. Monien julkisen sektorin organisaatioiden tapaan Turku toimii pohjoismaisessa hyvinvointimallissa ja tarjoaa laajan valikoiman palveluita, kuten koulutusta, kulttuuria ja infrastruktuuria.

Vuonna 2023 Suomen kansallinen sote-uudistus (hyvinvointialueuudistus) muutti perusteellisesti kaupunkien toimintaympäristöä. Uudistus muutti kuntien vastuita ja lisäsi painetta tuottaa entistä yhtenäisempiä ja asukaslähtöisempiä palveluita rajallisilla resursseilla. Turulle tämä toimi katalysaattorina. Asteittaisen mukautumisen sijaan kaupunki käynnisti ”Uusi Turku” -muutosohjelman, jonka pitkän tähtäimen tavoitteena on modernisoida koko kaupungin hallinto- ja toimintamalli.

Uusi Turku -ohjelma perustuu kahteen toisiaan tukevaan periaatteeseen: asukaslähtöiseen johtamiseen, joka keskittyy ihmisten kokonaisvaltaisiin tarpeisiin läpi elämän, sekä elinvoimajohtamiseen, joka vahvistaa kaupungin taloudellista vetovoimaa. Ohjelman ydinajatuksena on, että asukkaiden hyvinvointi ja kukoistava paikallistalous ovat riippuvaisia toisistaan.

Kipupisteet

Ennen muutosta Turulla oli perustavanlaatuinen rakenteellinen ongelma: kaupungilla ei ollut yhtenäistä kokonaiskuvaa omista palveluistaan. Jokainen osasto hoiti omia tarjoomiaan, tietojaan ja prosessejaan. Tämä aiheutti muun muassa seuraavia ongelmia:

– Ei yhteistä, keskitettyä tietolähdettä (single source of truth).

– Ei yhtenäistä näkemystä olemassa olevista palveluista.

– Ei selkeää ymmärrystä siitä, miten palvelut liittyvät toisiinsa.

– Tieto oli pirstaloitunut eri osastoille.

– Resurssien kohdentamisen ja kustannusten läpinäkyvyys oli heikkoa.

Eri osastot kuvailivat samankaltaisia palveluita eri tavoin, mikä vaikeutti vertailua ja koordinointia. Taloussuunnittelu oli vain löyhästi yhteydessä todellisiin palvelurakenteisiin. Ongelmat korostuivat erityisesti asioissa, jotka vaativat monen eri osaston yhteistyötä (esim. varhaiskasvatus ja vanhustenhuolto), jolloin yksittäisten palveluiden sijaan asukkaat tarvitsevat koordinoituja palvelupolkuja.

”Meillä oli hyviä palveluita aiemminkin, mutta ne oli järjestetty siiloihin. Se tarkoitti, ettemme nähneet kaupungin palveluiden koko laajuutta.” – Juha Malmivirta, Business Architect / Enterprise Architect, Turun kaupunki

PLM-vaatimukset (Palveluiden elinkaaren hallinta)

Päästäkseen eroon pirstaleisuudesta kaupunki tarvitsi rakenteellisen selkärangan yhdistämään palvelut, datan ja päätöksenteon prosessit yli organisaatiorajojen. Turku tarvitsi mallin, joka pystyy:

– Määrittelemään palvelut johdonmukaisesti yli osastorajojen.

– Kuvaamaan, miten palvelut tuotetaan (mukaan lukien resurssit, prosessit ja asiointikanavat).

– Hallitsemaan palveluita niiden koko elinkaaren ajan suunnittelusta toteutukseen.

– Yhdistämään operatiivisen datan taloudelliseen ja strategiseen suunnitteluun.

– Integroitumaan olemassa oleviin järjestelmiin (kuten SAP, verkkosivustot ja kansalliset infrastruktuurit).

Kaupunki etsi inspiraatiota julkisen sektorin ulkopuolelta miettimällä: ”Miten yritys ratkaisisi tämän ongelman?” Vastaus oli palveluiden käsitteleminen rakenteellisina, konfiguroitavina kokonaisuuksina, joita hallitaan koko niiden elinkaaren ajan – aivan kuten teollisuustuotteita, mutta julkishallinnon realiteetteihin mukautettuna.

Onnistumiset Aras Innovatorilla ja Fulvisolin rooli

Turku valitsi Aras Innovatorin uuden palvelumallinsa selkärangaksi. Fyysisten tuotteiden sijaan alustaa käytetään kunnallisten palveluiden mallintamiseen ja hallintaan. Jokainen palvelu rakennetaan variantteineen järjestelmään resursseineen, riippuvuuksineen ja asiointikanavineen (verkkosivut, varausjärjestelmät, fyysiset toimipisteet).

Aras Innovator toimii hallintakerroksena kaiken palveludatan taustalla. Tiedot ylläpidetään keskitetysti ja jaetaan automaattisesti kaupungin digitaalisiin kanaviin, kuten turku.fi-sivustolle, kansallisiin palvelutietovarantoihin ja karttapalveluihin. Integraatio SAP:n ja tietovarastojen kanssa yhdistää palvelurakenteet talousprosesseihin.

Fulvisolilla oli keskeinen rooli tässä hankkeessa. Aras Innovatorin käyttöönotto toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Fulvisolin kanssa. Fulvisol tukee Turun kaupunkia palveluiden tietomallin suunnittelussa ja järjestelmäarkkitehtuurin määrittelyssä, sekä on avainasemassa siinä, miten käsitteellinen palvelumalli käännetään skaalautuvaksi, toiminnalliseksi alustaksi.

”Tässä ei ole kyse vain teknologiasta. Tämä on perustavanlaatuinen muutos tavassamme ajatella palveluita; muutamme ne erillisistä tarjoomista kokonaisvaltaiseksi arvoksi asukkaille.” – Juha Malmivirta

Tulokset

Turun muutosmatka on yhä käynnissä, mutta sen vaikutukset näkyvät jo nyt. Ensimmäistä kertaa kaupungilla on kattava ja jäsennelty yleiskuva kaikista palveluistaan. Päätökset, jotka aiemmin perustuivat oletuksiin tai yksittäisten osastojen vajavaisiin tietoihin, voidaan nyt tehdä yhtenäisen ja jaetun datan pohjalta.

Yhteistyö osastojen välillä on parantunut merkittävästi. Asukkaille tämä näkyy siten, että palvelut on helpompi löytää ja tieto on ajantasaista kaikissa kanavissa. Rakenteellinen palvelumalli mahdollistaa myös paremman ohjauksen monimutkaisempiin elämäntilanteisiin ”palvelupolkujen” avulla.

Lisäksi Turku on siirtymässä kohti palveluperusteista budjetointia, jossa resurssien kohdentaminen sidotaan palveluiden rakenteeseen ja arvoon organisaatioyksiköiden sijaan.

”Emme käytä PLM:ää täällä tuotteille. Käytämme sitä kaikkien kansalaisten käyttämien palveluiden hallintaan.” – Soile Keinänen, projektipäällikkö, Fulvisol

Katse tulevaisuuteen

Turun esimerkki osoittaa, että julkisen sektorin digitaalisen transformaation suurin haaste ei ole teknologia, vaan rakenteet. Kaupunki on rakentamassa mallia, jossa palveluita suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään jatkuvasti osana toisiinsa kytkeytyvää järjestelmää.

Tämä lähestymistapa on siirrettävissä myös muihin organisaatioihin. Haasteet – pirstaleisuus, läpinäkyvyyden puute ja paine tehdä enemmän vähemmällä – eivät koske vain Turkua, vaan ne ovat yhteisiä kunnille ympäri Eurooppaa. Turun esimerkki osoittaa, että näitä haasteita ei voida ratkaista optimoimalla yksittäisiä palveluita eristyksissä, vaan miettimällä uudelleen, miten palvelut rakennetaan, yhdistetään ja miten niitä johdetaan. Lyhyesti sanottuna: kaupunki opettelee toimimaan yhtenäisenä järjestelmänä.

”Talousjohtajilla on nyt paljon selkeämpi kuva siitä, mihin rahat todella menevät.” – Soile Keinänen, Fulvisol

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä