Turun kaupunki uuden edessä
Kun kaupunki uusii johtamisjärjestelmänsä, ei kyseessä ole ihan pikkujuttu. Etenkään, kun taustalle tarvitaan myös uudenlaisia digitaalisia järjestelmiä. Turun kaupunki oli rakentamassa uudenlaista, keskitettyä palvelu- ja tuotetiedonhallinnan toimintamallia – sen taustalle tarvittiin järjestelmä, joka kokoaisi ja keskittäisi tiedon yhdelle alustalle. Käytännössä tämä tarkoitti täysin uudenlaista digitaalista arkkitehtuuria, joka tukisi tätä johtamisjärjestelmää. Monivaiheinen prosessi käynnistyi Turun kaupungin ja eri järjestelmätoimittajien välisellä keskustelulla, joista Fulvisol oli yksi. Aras PLM:n helposti skaalautuva ja joustava teknologia vei voiton, jonka jälkeen järjestelmän toimivuutta konkretisoitiin prototyypin avulla.
“Fulvisol toimii nykyaikaisten ohjelmiston kehitysmallien mukaisesti pyrkien havainnollistamaan tuotoksensa Turun kaupungin omalla datalla. Sen avulla olemme nähneet heti, minkälaisena tuotetieto näkyy käyttäjille ja olemme pystyneet tekemään nopeitakin muutoksia tarvittaessa”, kertoo Turun kaupungin palveluiden hallinta johtajana työskentelevä Juhani Anttonen.
Ketterää ja jatkuvaa kehitystä
Anttonen kertoo työn etenevän jatkuvasti: ensimmäisen käyttöönoton jälkeen uutta palvelu- ja tuotetiedon hallinnan järjestelmää jalkautetaan muille alueille ja Turun kaupungin organisaatioihin. Aina uuden luominen ei kuitenkaan ole ollut helppoa. Suurin muutos on tapahtunut Turun kaupungin kulttuurissa:
“Suurin vaikutus on kuitenkin tapahtunut toimintamallien kehittämisen kulttuurissa: kun muutos tapahtuu näyttämällä konkreettisesti vaihtoehtoja järjestelmästä Turun kaupungin omalla palvelu- ja tuotetiedolla, on loppukäyttäjän paljon helpompi ymmärtää uuden toimintamallin ja järjestelmän vaikutukset omaan työhön. Samaan aikaan tapahtuvaan Turun kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen saadaan toimintamallit ja eri järjestelmät rakennettua tukemaan Turun kaupungissa 1.6.2021 käyttöönotettua uutta johtamisjärjestelmää.”
Tiedonhallinta helpottaa asiakaskokemusta
Muutos tulee helpottamaan paitsi työntekijöiden, niin kuntalaisten elämää. Eri palveluiden, kuten kirjastojen tai uimahallien, tiedot aukioloajoista esteettömään kulkemiseen ovat keskitetysti yhdessä paikassa. Tämä helpottaa palvelua hallinnoivan työtä, jolloin tietoihin ei pääse virheitä, ja kaikki kyseiseen palveluun liittyvät tiedot näkyvät yhtä lailla keskitetysti myös loppukäyttäjille. Tämä tekee asiakaskokemuksesta ja digitaalisesta asiakapolusta miellyttävän ja selkeän. Myös kaupungin palveluiden suunnittelijat voivat hyödyntää Aras PLM -järjestelmää monin eri tavoin, kuten vaikkapa käyttökapasiteetin tai palveluiden resursoinnin suunnittelussa.
“Fulvisolin kanssa on ollut todella helppo tehdä työtä. Roolit ja vastuut ovat selkeät ja dokumentaatio tuotosten osalta on helposti saatavilla. Ja korona-aikana Teams on tullut kaikille tutuksi, joten chatin kautta on helppo ja nopea lähestyä! Turun kaupungilla ei ole ollut kovinkaan tuttua ketterän kehittämisen yhteensovittaminen julkisen hallinnon toimintatapoihin. Systemaattisesti asioita eteenpäin viemällä ja näyttämällä konkreettisia tuloksia ollaan tuettu kulttuurinmuutosta myös tällä alueella”, Anttonen kertoo.”